文件記錄保存補充指導原則
以下粗黑體字部分為文件記錄保存的最低規定。此外，所有工廠必須遵守有關公告及文件記錄保存的具體法律規定。下文列出的其它條款為參
考建議或某些“模范”工廠采用的作法。
1.人事檔案：
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所有工廠必須保存每位工人的人事檔案。
人事檔案必須包括工廠所在國適用的年齡證明文件的復本（如身份證、護照、旅行文件、社保卡等）。
人事檔案中包括由工人簽名認同的錄用日期證明文件。
法律規定的雇用合同/雇用信應由工人和工廠分別簽名。
由工人填寫的應征表應包括地址、聯絡方法、推薦人、工作經歷及教育程度等基本內容。
工人于近期拍攝的照片。
書面的紀律處分文件，其中包括工人的簽名。
所有工廠必須使用考勤卡、電子條碼卡系統或出勤表準確記錄每位工人的實際工作時間。
如工廠使用考勤卡或電子條碼卡系統，工廠必須記錄工人每天上下班的時間。
工廠可使用出勤表，并在出勤表中記錄工人每天的上下班時間、加班時間及休息日安排。出勤表應由工人（至少每周一次）簽名確認記錄的準
確性，工廠必須保存完整的出勤表記錄。
考勤卡記錄應至少保存一年。某些國家要求工廠保存這些記錄的期限超過 1年。
所有工廠必須保存工資表，以證明工廠向每位工人支付了應付的小時工資、每日工資、每月工資或計件工資。
工資表應包括正常工作時間、根據產品件數或工作時間計算的工資總額、獎金、補貼、代扣款及實得工資等內容。
工廠必須保存原始計件工資等相關文件，以證實工資表記錄的準確性。
工資表必須至少保存一年時間。某些國家要求工廠保留工資表的期限超過 1年。
工廠在工資表中記錄節假日時間、最高獎金額、計件工作的加班工資、貸款及代扣款等內容。
工人簽名確認工資表記錄的內容，并表示收到工廠支付的實得工資。
工廠在發放工資時必須向所有工人提供以當地語言編寫的工資單，工資單必須明確記錄工人的正常工作時間、加班時間、計件工資、工資總
額、代扣款及實得工資。
工人必須在工廠保存的工資單復本上簽名，以表示認可工資單的各項內容并確認收到工廠支付的實得工資。