工廠審核流程

一、概述

   雅芳非常重視與供應(yīng)商之間已經(jīng)建立起的關(guān)系，而且我們認(rèn)識(shí)到制造雅芳產(chǎn)品的每一個(gè)供應(yīng)商和工人都為雅芳公司的成功作出了貢獻(xiàn)。基于這一原因，我們致力于幫助我們的供應(yīng)商持續(xù)改善每個(gè)工人的工作條件，正是這些工人為我們生產(chǎn)出了優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品。非常重要的是，我們的制造商應(yīng)尊重運(yùn)營地的法律和文化，同時(shí)也尊重為雅芳生產(chǎn)產(chǎn)品的工人。雅芳希望供應(yīng)商在各方面采取負(fù)責(zé)任的行動(dòng)，并盡最大努力確保工作場(chǎng)所沒有任何虐待、剝削或非法工作條件的存在。雅芳要求供應(yīng)商遵守所適用的所有法律法規(guī)，以及雅芳供應(yīng)商行為準(zhǔn)則。如地方或行業(yè)規(guī)范超過該行為準(zhǔn)則要求的，則適用該規(guī)范。

   本介紹的目的在于將雅芳社會(huì)責(zé)任項(xiàng)目的運(yùn)作機(jī)制告訴我們的供應(yīng)商，并讓他們?cè)趯徍饲坝袡C(jī)會(huì)進(jìn)行自我評(píng)估，并進(jìn)行改進(jìn)。新工廠和已批準(zhǔn)的工廠將受到審核。雅芳選擇必維國際檢驗(yàn)集團(tuán) (BV)作為第三方對(duì)工廠進(jìn)行審核。

    A. 關(guān)于必維國際檢驗(yàn)集團(tuán)

   必維國際檢驗(yàn)集團(tuán)是全球領(lǐng)先的測(cè)試和檢驗(yàn)服務(wù)供應(yīng)商。必維國際檢驗(yàn)集團(tuán)的服務(wù)涵蓋了廣闊的質(zhì)量和過程保證范圍，以協(xié)助客戶有效地管理各種風(fēng)險(xiǎn)，包括產(chǎn)品性能、法規(guī)遵從、產(chǎn)能和能力評(píng)估、社會(huì)責(zé)任以及工廠反恐安全。在社會(huì)責(zé)任和工廠反恐安全方面，必維國際檢驗(yàn)集團(tuán)是一個(gè)市場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)者。必維國際檢驗(yàn)集團(tuán)的團(tuán)隊(duì)擁有豐富的經(jīng)驗(yàn)——從設(shè)計(jì)、開發(fā)以及通過現(xiàn)場(chǎng)審核來評(píng)估行為準(zhǔn)則和工廠反恐安全的遵守情況，BV已經(jīng)為許多知名度很高的公司提供了上述服務(wù)。

       二、 審核安排

   按照雅芳要求指南的規(guī)定，工廠將受到必維國際檢驗(yàn)集團(tuán)的審核。安排工廠審核的過程包括預(yù)訂審核、開發(fā)票和付款，以及安排審核日期。

      A.  確認(rèn)

    工廠如被要求進(jìn)行首次審核，必須先填寫一份雅芳供應(yīng)商行為準(zhǔn)則確認(rèn)書（附件1），并在收到審核通知的5個(gè)工作日內(nèi)提交給雅芳。

      B.  開發(fā)票及付款

   在該方案實(shí)施初期，雅芳將承擔(dān)所選首次審核的費(fèi)用。如需跟蹤審核（以確認(rèn)在首次審核中發(fā)現(xiàn)的問題已經(jīng)改善），由 BV代表雅芳執(zhí)行。跟蹤審核的費(fèi)用將由供應(yīng)商支付。如首次審核或跟蹤審核仍問題需要跟進(jìn)，必維國際檢驗(yàn)集團(tuán)將給供應(yīng)商開具進(jìn)一步跟蹤審核的發(fā)票，并帶有詳細(xì)付款說明。

   跟蹤審核的時(shí)間將與雅芳的糾正措施指南以及相關(guān)的糾正措施計(jì)劃報(bào)告上的信息保持一致。     請(qǐng)注意，必維國際檢驗(yàn)集團(tuán)只有從供應(yīng)商處收到全額付款后才會(huì)安排跟蹤審核——未付款的情況 將定期提交給雅芳以作跟進(jìn)。 款項(xiàng)可通過支票或電匯支付。要格外注意的是，必維國際檢驗(yàn)集團(tuán)的發(fā)票號(hào)碼是向必維國際檢驗(yàn)集團(tuán)付款的查詢依據(jù)——無論是電匯還是支票 ——以確保及時(shí)處理和操作。如果未能包括發(fā)票號(hào)碼，將導(dǎo)致審核安排的延誤。  雅芳要求供應(yīng)商在收到發(fā)票的 15 個(gè)工作日內(nèi)付款并提供付款證明。（請(qǐng)注意，電匯可能需要花 費(fèi)五個(gè)工作日用于銀行業(yè)務(wù)清算過程，而支票所需時(shí)間可能更長(zhǎng)。）請(qǐng)注意，如果必維國際檢驗(yàn)集團(tuán)審核員在審核日被拒絕進(jìn)入廠區(qū)或者供應(yīng)商或工廠在審核日前72小時(shí)內(nèi)取消審核，費(fèi)用仍將向供應(yīng)商全額收取。

      C. 審核安排

   一經(jīng)收到填寫好的確認(rèn)表，當(dāng)?shù)乇鼐S國際檢驗(yàn)集團(tuán)計(jì)劃員將與工廠聯(lián)系，以確認(rèn)正在生產(chǎn)或?qū)⒁a(chǎn)雅芳產(chǎn)品的工廠位置，并安排首次審核日期。通常審核的具體日期不會(huì)預(yù)先通知，而只會(huì)通知一個(gè)時(shí)間段，一般為2個(gè)星期。審核員會(huì)在該2個(gè)星期中的任何一個(gè)工作天出現(xiàn)在工廠門口，對(duì)工廠進(jìn)行雅芳供應(yīng)商社會(huì)責(zé)任審核。

   在安排審核的日期范圍內(nèi) ——以及審核當(dāng)天，請(qǐng)確保至少有一個(gè)工廠的管理層成員在廠，以便提供相應(yīng)的文件，以及對(duì)工廠進(jìn)行完全的審核。 必維國際檢驗(yàn)集團(tuán)需要能夠進(jìn)行全面的審核，即使是工廠擁有人或提供給雅芳的社會(huì)責(zé)任聯(lián)系人不在廠。

   跟蹤審核將在糾正措施計(jì)劃報(bào)告內(nèi)所規(guī)定的糾正期限結(jié)束前一個(gè)星期內(nèi)安排。糾正期限結(jié)束前一個(gè)星期（根據(jù)發(fā)票的付款情況），當(dāng)?shù)谺V計(jì)劃員將聯(lián)系工廠確認(rèn)即將進(jìn)行的跟蹤審核。該BV計(jì)劃員將為工廠提供一個(gè)1星期的審核日期范圍，在這一周內(nèi)的任意一個(gè)工作天，BV均有可能對(duì)工廠進(jìn)行跟蹤審核。根據(jù)雅芳的要求，必維國際檢驗(yàn)集團(tuán)計(jì)劃員不得向工廠代表透露具體的跟蹤審核日期。

        三、 工廠審核實(shí)施

      首次審核將在預(yù)先通知的2周內(nèi)的任意一個(gè)工作日進(jìn)行，BV不會(huì)通知具體審核的日期。  在預(yù)期的審核到來前，工廠管理層應(yīng)檢查所需文件清單（附件6 —— 具體文件清單會(huì)由BV在審核前提供），并確保相關(guān)文件在審核日當(dāng)天可以使用。管理層——包括工廠廠長(zhǎng)、經(jīng)理，相應(yīng)的人力資源人員和會(huì)計(jì)人員——應(yīng)在審核期間在場(chǎng)。需要格外注意的是，如果在審核過程中，工廠拒絕審核員進(jìn)入工廠的某些區(qū)域（包括廠房、飯?zhí)谩⑺奚岬热魏喂S區(qū)域）、或拒絕提供各種文件資料或生產(chǎn)記錄、或拒絕審核員單獨(dú)與員工進(jìn)行面談，將導(dǎo)致該次審核不通過（紅色總體評(píng)審等級(jí)），不管該次審核是初次審核還是跟蹤審核，費(fèi)用都將由供應(yīng)商支付。所以希望供應(yīng)商/工廠能對(duì)審核員給予全面的配合（審核員所獲取的工廠信息是保密的，不會(huì)泄露給第三方）。同時(shí)，如果工廠因停電、放假等原因在某幾天不能安排審核，應(yīng)至少提前3個(gè)工作天通知BV，否則可能導(dǎo)致審核不通過，且審核費(fèi)用由供應(yīng)商支付。

        1、與管理層進(jìn)行首次會(huì)議；

        2、現(xiàn)場(chǎng)審核 ；（主要審核廠區(qū)、飯?zhí)谩⑺奚岬鹊慕】蹬c安全狀況；同時(shí)也會(huì)檢查現(xiàn)場(chǎng)的各種生產(chǎn)記錄包括但不限于收發(fā)記錄、生產(chǎn)記錄、檢驗(yàn)記錄等，以確認(rèn)沒有非授權(quán)的外發(fā)加工，同時(shí)檢查是否有記錄不一致的情況發(fā)生；在現(xiàn)場(chǎng)審核過程中，審核員還會(huì)獲取一些其它現(xiàn)場(chǎng)信息，以證明工廠是否符合雅芳供應(yīng)商行為準(zhǔn)則中的要求。）

        3、文件審核 ；（主要審核附件6及BV在審核前提供的文件清單中的文件、資料是否能證明工廠符合相應(yīng)的要求。審核員會(huì)根據(jù)實(shí)際情況要求工廠提供其它相關(guān)的資料。）

        4、員工訪談 （審核員需要一個(gè)相對(duì)遠(yuǎn)離管理層視線的房間，對(duì)工廠員工進(jìn)行訪談。工廠管理層不應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)。訪談的內(nèi)容涵蓋供應(yīng)商行為準(zhǔn)則中的各個(gè)要求，從訪談的角度來證實(shí)工廠是否符合雅芳的供應(yīng)商行為準(zhǔn)則。

        5、與管理層進(jìn)行末次會(huì)議，總結(jié)審核發(fā)現(xiàn)的問題。

      審核是一個(gè)事實(shí)調(diào)查過程，旨在幫助您確定在工廠運(yùn)作中可以進(jìn)行改善的方面，以確保工廠遵守國家的具體法律要求和雅芳供應(yīng)商行為準(zhǔn)則。 在審核執(zhí)行期間，雅芳要求所有供應(yīng)商對(duì)工作場(chǎng)所的工作條件公開、誠實(shí)——而且完全透明。