II. 審核注意事項，SA8000:  9. 管理體系

II. A. 回顧關鍵問題，SA8000:  9. 管理體系

審核員應對下列問題進行審核：基于結果的證據，中小型企業的管理體系，社會責任代表，工人培訓，員工參與，以及內部審核。該清單并不詳盡，審核員需要根據具體的生產設備和當地的情況修改和/或擴充本清單。

1. 基于結果的證據(確鑿證據)

a)  在每次的審核報告中重點對待：公司管理體系的狀態，包括對供應商的管控，和體現公司對其供應商、分包商和次級供應商監測報告的進度。

b)  妥善保存記錄僅僅是SA8000管理體系中的一個組成部分。在進行審核時，更重要的是核實公司是否采取了具體且適當的行動以改善執行效果并保證持續合規性。合理的合規性證據不應是單面的。審核員應多方面查看證據的來源，以及實際變化的確切程度。審核員應檢查以下核心問題，它們可以幫助審核員具體化審核程序：

i.   SA8000中的書面政策有多少得到了實施？

ii.  該公司遵從哪些程序？

iii. 這些流程和程序是如何被評估的？

iv.  隨著時間的推移，這些程序和流程是如何得到改進的？

v.   員工是否了解所實施的SA8000中的要素和涉及到的程序？

c)  對工人和管理者進行良好的訪談是至關重要的。審核員應設法核實是否存在就位的相符程序，以確保涉及本標準的每一項相關問題都能保持持續的合規性。體系有效性的證據包括管理層人員和工人對其的廣泛理解。但是更重要的是，工人和管理者對某一特定程序或體系進行解釋的能力，變化和改善的證據應是能觀察到的。例如：

i.   如果存在就位的體系，可以保證工人的健康和安全，那么事故的發生率應有所下降或一直處于較低水平。

ii.  如果一家工廠符合SA8000對于工作時間的要求，然而該工廠的競爭對手全部要求其工人工作時間多加班20%或30%，那么審核員應詢問該工廠任何做到遵守本標準的要求。取得了什么樣的變化？是什么樣的原因使得工作時間的大幅度減少？

iii. 是否與供應商、分包商或級次供應商就SA8000相關問題進行多次的溝通？是否存在他們遵守和改變的證據？如果績效結果顯示該體系沒有成效，審核員應深入調查以確定書面加載的體系是否在實際中使用。

2. 中小型企業的管理體系

a)  SA8000旨在促進系統的合規性，而不是單單的要求"檢查清單"或“檢查日”的做法。出于該原因，本標準的管理體系要求則非常重要。如果正確的解讀，這些要求對中小型企業（SMEs）不應該形成不均衡的挑戰。通過管理體系審查進行驗證的基本要素有：承諾，溝通，以及有效性。對于中小型企業，他們所實施的SA8000體系的要素要比大型企業相對容易：

i.   承諾：級別低的管理人員應能夠與大部分的管理者密切協調和參與SA8000各個方面的規劃和實施。

ii.  溝通：對于勞動力較少的企業，這種情況應大大方便高層管理人員直接向工人就公司對社會合規性的規劃和意圖進行溝通。這也使得對管理者和主管對本標準的要求進行監控更加容易。

iii. 有效性：合規性文件（的準備）對中小型企業來說是相當簡單的。管理層與工人的溝通可以更多地依靠口頭方式和小組會議。審核員還可以更多地依靠工人訪談，因為相比于大型企業，審核員在中小型企業可以實際地接觸到更多比例的工人。

3. 社會責任代表

a)  SA8000希望能有社會責任代表，管理層代表和工人代表。

i.  SA8000管理層代表負責解決工人的關注問題，參與管理層審查，并且要促進SA8000要素的實施過程中的執行和持續改進。管理層代表可以通過高層管理層任命，應有決策權和預算制定權利并根據需要去實施預防和/或整改措施。

ii.  SA8000工人代表是由其他非管理層、非主管人員自由選舉出的非管理層、非主管人員的普通工人，其職責是促進管理層與工人之間的溝通。如果公司存在自由選舉的工會，工人應能夠進行選舉工人代表并且可以在公司的廠址和上班時間進行此選舉。然而，公司即使沒有工人代表也可以得到認證，但是必須有證據表明工人允許進行選舉工人代表。

a.  審核員應通過工人訪談和其他方法，以核實管理層沒有干預或操控選舉或工人代表的集會。

b.  審核員還應該工廠中的所有工人都知道SA8000工人代表概念的存在和其職責范圍。工人代表是接收關于本標準不合規性的工人匿名意見和投訴的重要渠道。工人代表應有權促進與管理層人員就本標準的相關問題進行溝通。然而，實施SA8000不是工人代表應負的責任；合規性的責任由高層管理人員負責。

c.  正如SA8000規定所述，工人代表不是、也不應該被視為可以替代工會。工人代表不具有從事于集體談判的法律權利，僅僅是公認的工會才具備該權利。SA8000工人代表不應該以任何方式削弱工會或其代表（的基礎）（根據國際勞工組織第98號公約第2條）。SA8000工人代表的權利有限，尤其是作為公司為了實現SA8000合規性一部分努力而被選舉工人代表。出于此原因， SA8000工人代表沒有、也不應該設法獲得更寬泛的代表職責（例如集體談判），除非該SA8000工人代表同時曾經被自由選舉為工會或工人組織的代表。審核員應核實能明確表明兩個實體間區別的溝通情況，包括培訓資料、人力資源手冊，和其他形式的溝通記錄。

4. 工人培訓

a)  審核員應核實每名員工是否定期接受關于社會責任問題的培訓；培訓的頻率對于公司的離職率水平是否充足；SA8000的要求是否已知并且各級員工對其了解；而且執行SA8000的要求的明確責任是否有明確定義。對于最終為本標準的合規性負責的高級管理層人員來說是尤其重要的。

b)  如果管理者不能夠流利的講工人使用的語言或者工人是文盲，審核員應分別單獨詢問管理者和工人SA8000的要求和溝通時如何實施的。為了讓員工充分的了解指示且從培訓中獲益，公司應向各級員工提供以當地語言編寫的全部培訓資料。SA8000標準本身應被翻譯成當地語言，對于實施所需的相關資料（如公司政策和涉及本標準的相關程序）也應該翻譯成當地語言。如果公司存在文盲工人，管理者應負責提供帶有配圖的口頭解釋。在所有情況下，公司應維持此類型培訓的記錄以及如何實施的記錄。審核員應訪問員工以確定該培訓的有效性。

5. 員工參與

工人對SA8000管理體系的成功實施作出巨大的重要貢獻；所以在進行審核時，審核員應把工人的參與作為合規性的重要參考指標。審核員應檢查以下幾點作為確定工人參與程度的參考：

a)  是否已經把公司的政策和程序傳達給所有的工人？

b)  工人是否有機會參與和檢查SA8000合規性的實施？

c)  工人關心的問題和提出的投訴是否得到了解決？

d)  整改行動方案是否及時且全面？

6. 內部審核

內部審核和管理層審查是保證持續改進的實用手段，也是審查SA8000管理體系的有效工具。審核員應核實是否有采取全面的定期內部審核和/或管理層審查或同等的定期審查，并且高層管理人員對此進行檢查且監測結果。